เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการจัดการงานอาชีพ: บทที่ 4 การประยุกต์ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปด้านงานเอกสารด้วยโปรแกรม Microsoft Word

4.1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Word

ความหมายของโปรแกรม Microsoft Word

โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด ซึ่งเป็นโปรแกรมประมวลผลคำแบบพิเศษ ช่วยให้สร้างเอกสารแบบมืออาชีพอย่างมีประสิทธิภาพและประหยัด เช่น เหมาะกับงานด้านการพิมพ์เอกสารทุกชนิด สามารถพิมพ์เอกสารออกมาเป็นชุด ๆ ซึ่งเอกสารอาจเป็นจดหมาย บันทึกข้อความ รายงาน บทความ ประวัติย่อ และยังสามารถตรวจสอบ ทบทวน แก้ไข ปรับปรุงความถูกต้องในการพิมพ์เอกสารได้อย่างง่ายดาย สามารถตรวจสอบ สะกดคำ และหลักไวยากรณ์ เพิ่มตาราง เพิ่มกราฟิก ในเอกสารได้อย่างง่ายดาย หรือเพิ่มเติมข้อมูลได้ตลอดเวลา สามารถใช้ลักษณะของการจัดพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing) เพื่อสร้างโบชัวร์ (Brochures) ด้านสื่อโฆษณา (Advertisements) และจดหมายข่าว (Newsletters) ได้ด้วยโปรแกรมประมวลผลคำ (word Processor)

ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Word

แท็บเครื่องมือ ด่วน

ชื่อแฟ้มและ โปรแกรม

แท็บ

Ribbon

แบบอักษร

ไม้บรรทัด

ตัวเปิดไม้บรรทัด

ตำแหน่งพิมพ์หรือ เครื่องหมายจบ

แท็บเลื่อน

มุมมอง/ย่อขยาย

แท็บสถานะ

สอนการใช้ Microsoft Word

4.2 ความหมายและการใช้คำสั่งแถบเครื่องมือ

ชื่อปุ่มเครื่องมือ	การทำงาน
ลักษณะ (Style)	ลักษณะที่ต้องการใช้กับย่อหน้าที่ได้เลือกไว้
แบบอักษร (Font)	เลือกรูปแบบตัวอักษร
ขนาด (Font Size)	เลือกขนาดตัวอักษร
ตัวหนา (Bold)	เลือกตัวอักษรตัวหนา
ตัวเอียง (Italic)	ทำตัวอักษรตัวเอียง
ขีดเส้นใต้ (Underline)	ทำอักษรขีดเส้นใต้
จัดชิดซ้าย (Align Left)	จัดตำแหน่งชิดซ้ายขอบกระดาษ
จัดกึ่งกลาง (Center)	จัดตำแหน่งข้อความกึ่งกลางหน้ากระดาษ
ชิดขวา (Align Right)	จัดตำแหน่งข้อความชิดขวาขอบกระดาษ
ชิดขอบ (Justify)	จัดตำแหน่ง
จัดคำแบบไทย (Thai Justify)	จัดตำแหน่งข้อความชิดทั้งขอบซ้ายและขวา
ลำดับเลข (Numbering)	เพิ่มเลขลำดับอัตโนมัติ
สัญลักษณ์หัวข้อย่อย (Bullets)	เพิ่มสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย
ลดการเยื้อง (Decrease Indent)	ลดระยะการเยื้องของข้อความไปทางซ้าย 1 ชั้น
เพิ่มการเยื้อง (Increase Indent)	เพิ่มระยะเยื้องของข้อความไปทางขวา 1 ชั้น
เส้นขอบ (Border)	เพิ่ม/ลบเส้นขอบของข้อความหรือวัตถุที่เลือก
เน้น (Highlight)	ระบายสีเน้นข้อความ
สีแบบอักษร (Font Color)	กำหนดสีตัวอักษร

ชื่อปุ่มเครื่องมือ	การทำงาน
สร้าง (New)	สร้างเอกสารใหม่
เปิด (Open)	เปิดเอกสารที่ได้จัดเก็บไว้
บันทึก (Save)	บันทึกเอกสารลงหน่วยความจำสำรอง
พิมพ์ (Print)	เมื่อต้องการสั่งออกทางแป้นพิมพ์
ตัวอย่างก่อนพิมพ์ (Print Preview)	ดูภาพตัวอย่างเอกสารก่อนพิมพ์
การสะกดและไวยากรณ์ (Spelling&Grammar)	ตรวจการสะกดและไวยากรณ์
วิจัย (Reserve)	เรียกใช้งานการวิจัย
ตัด (Cut)	ตัดข้อความเก็บไว้ที่คลิปบอร์ด
คัดลอก (Copy)	คัดลอกข้อความเก็บไว้ที่คลิปบอร์ด
วาง (Past)	วางข้อความที่เก็บไว้ในคลิปบอร์ด
จัดรูปแบบตัววาดรูป (Format Painter)	จัดรูปแบบข้อมูลให้เหมือนต้นฉบับ
เลิกทำ (Undo)	ยกเลิการกระทำครั้งสุดท้าย
ทำซ้ำ (Redo)	ทำซ้ำการกระทำที่ยกเลิกครั้งหลังสุด
แทรกการเชื่อมโยงหลายมิติ (Hyperlink)	เชื่อมโยงตำแหน่งเอกสารนี้กับเอกสารอื่น
ตารางและเส้นขอบ (Tables and Borders)	แสดง/ซ่อนเครื่องมือตารางและเส้นขอบ
แทรกตาราง (Insert Table)	สร้างตาราง
แทรกแผ่นงาน Excel (Insert Excel)	แทรกตางรางข้อมูลที่สร้างด้วย Excel
สดมภ์ (Columns)	จัดรูปแบบเอกสารแบบคอลัมน์
รูปวาด (Drawing)	แสดง/ซ่อนแถบเครื่องมือวาด
แมบเอกสาร (Document Map)	แสดง/ซ่อนแผนที่แสดงหัวข้อเอกสาร
ซ่อน/แสดง (Show/Hide)	แสดง/ซ่อน อักขระที่ไม่พิมพ์ เครื่องหมาย ย่อหน้า
ย่อ/ขยาย (Zoom)	ย่อ/ขยายหน้าจอเอกสาร
วิธีใช้ (Office Assistant)	เรียกเมนูวิธีใช้ แสดงหัวข้อและคำแนะนำวิธีใช้

4.3 ขั้นตอนการเปิด-ปิด และบันทึกข้อมูลบนโปรแกรม Microsoft Word

การเปิดโปรแกรม Microsoft Word
มี 2 วิธี ดังนี้
1. คลิกที่ปุ่ม W ที่หน้าจอคอมพิวเตอร์

          2. คลิกที่
                  - เลื่อนไปที่ปุ่มเริ่ม Start แล้ว Click Mouse
                  - Click Mouse เลือก Programs
                  - Click Mouse เลือก Microsoft Word

การปิดโปรแกรม Microsoft Word

การปิดโปรแกรมมี 2 วิธีคือ

1. คลิก x กากบาดสีแดงด้านขวามือของโปรแกรม Microsoft Word

2. คลิกที่เมนู แฟ้ม -> คลิกจบการทำงาน

การบันทึกข้อมูลบนโปรแกรม Microsoft Word

บันทึกเอกสารเป็นครั้งแรก

บน แถบเครื่องมือด่วน ให้คลิก บันทึก หรือกด CTRL+S
พิมพ์ชื่อสำหรับเอกสาร แล้วคลิก บันทึก
Word จะบันทึกเอกสารนั้นไว้ในตำแหน่งที่ตั้งเริ่มต้น เมื่อต้องการบันทึกเอกสารในตำแหน่งที่ตั้งอื่น ให้เลือกโฟลเดอร์อื่นใน การเชื่อมโยงรายการโปรด (ถ้าคอมพิวเตอร์ของคุณใช้ Windows Vista) หรือในรายการ บันทึกใน (ถ้าคอมพิวเตอร์ของคุณใช้ Microsoft Windows XP) ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนตำแหน่งที่ตั้งเริ่มต้นที่ Word ใช้บันทึกเอกสาร ให้ปรับการตั้งค่าสำหรับการบันทึกเอกสาร

บันทึกเอกสารที่มีอยู่เป็นเอกสารใหม่ (บันทึกเป็น)

เมื่อต้องการป้องกันการเขียนทับเอกสารต้นฉบับ ให้ใช้คำสั่ง บันทึกเป็น เพื่อสร้างแฟ้มใหม่เมื่อคุณเปิดเอกสารต้นฉบับ

เปิดเอกสารที่คุณต้องการใช้เป็นพื้นฐานสำหรับเอกสารใหม่
คลิก ปุ่ม Microsoft Office จากนั้นคลิก บันทึกเป็น
พิมพ์ชื่อสำหรับเอกสาร แล้วคลิก บันทึก
- Word จะบันทึกเอกสารนั้นไว้ในตำแหน่งที่ตั้งเริ่มต้น
- เมื่อต้องการบันทึกเอกสารในตำแหน่งที่ตั้งอื่น ให้คลิกโฟลเดอร์อื่นในรายการ บันทึกใน ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนตำแหน่งที่ตั้งเริ่มต้นที่ Word ใช้บันทึกเอกสาร ให้ปรับการตั้งค่าสำหรับการบันทึกเอกสาร
แก้ไขเอกสารแบบที่คุณต้องการ

บันทึกเอกสารลงในอุปกรณ์หน่วยความจำ USB

เสียบอุปกรณ์หน่วยความจำลงในพอร์ต USB
คลิก ปุ่ม Microsoft Office จากนั้นคลิก บันทึกเป็น
ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
Windows Vista
1. คลิก คอมพิวเตอร์
2. ภายใต้ อุปกรณ์ที่มีที่เก็บข้อมูลแบบถอดได้ ให้คลิกสองครั้งที่อุปกรณ์หน่วยความจำ USB

Windows XP

คลิก คอมพิวเตอร์ของฉัน
คลิกสองครั้งที่อุปกรณ์หน่วยความจำ USB

ในกล่อง ชื่อแฟ้ม ให้พิมพ์ชื่อสำหรับเอกสาร
คลิก บันทึก

4.4 การพิมพ์เอกสาร การเลือกข้อมูล คัดลอก และเคลื่อนย้ายข้อมูล

สอนการใช้ Microsoft Word เบื้องต้น

4.5 การจัดรูปแบบตัวอักษร

ระหว่างการพิมพ์เอกสาร ถ้านักเรียนมีความต้องการที่จัดเอกสารให้อยู่ในรูปแบบที่ต้องการ โปรแกรม ไมโครซอฟต์เวิร์ด มีสัญรูปและคำสั่งมากมายที่จะอำนวยความสะดวกในเรื่องดังกล่าว เช่ การจัดข้อความให้อยู่ชิดซ้าย ชิดขวา หรือกึ่งกลางบรรทัด การตกแต่งรูปแบบอักษร การเปลี่ยนขนาดอักษร การเปลี่ยนสีอักษร การตีกรอบล้อมรอบ ตัวอักษรและการแรเงา การทำ ตัวอักษรเป็นตัวอักษรหนา ตัวเอียง ตัวขีดเส้นใต้ ตัวกำกับด้านล่าง ( Subscipt ) ตัวยกกำลัง ( Superscript ) การค้นหาคำหรือ ข้อความ การค้นหาคำหรือข้อความ การค้นหาและเปลี่ยนแปลงคำ การเปลี่ยนตัวอักษรภาษาอังกฤษเป็นตัวพิมพ์เล็ก การเปลี่ยน ตัวอักษรภาษาอังกฤษเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ การจัดย่อหน้า การแบ่งสดมภ์ การทำตัวอักษรตัวแรกเป็นตัวโต เป็นต้น

	การกำหนดตำแหน่งข้อความ		การตีกรอบข้อความ
	การเปลี่ยนระยะห่างระหว่างบรรทัด		การตั้งย่อหน้า
	การเปลี่ยนรูปแบบตัวอักษร		การตั้งกั้นหน้า-กั้นหลัง
	การเปลี่ยนขนาดตัวอักษร		การยกเลิกแท็บ
	การเปลี่ยนสีตัวอักษร		การเน้นข้อความด้วยตัวอักษร
	การจัดรูปแบบตัวอักษร		การเปลี่ยนตัวอักษรภาษาอังกฤษ
	การพิมพ์ตัวยก-ตัวห้อย		เป็นตัวพิมพ์ใหญ่-พิมพ์เล็ก