บทที่ 8 การพิมพ์ข้อมูลจากโปรแกรมคำนวณและการประยุกต์ใช้ในการนำเสนอ

                     การกำหนดรายละเอียดต่างๆ ของเอกสารก่อนการพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ โดยเรียกใช้เมนูคำสั่งเกี่ยวกับการตั้งค่าหรือกำหนดรายละเอียดหน้าเอกสารก่อนการพิมพ์เพื่อความเป็นระเบียบเรียบร้อยและเป็นรูปแบบที่เป็นทางการ นอกจากนั้นยังสามารถตรวจสอบผลลัพธ์ก่อนการพิมพ์จริงได้ ทำให้ลดความผิดพลาดและช่วยให้เกิดความสะดวกสำหรับผู้ใช้มากขึ้น รวมไปถึงการสร้างกราฟหรือแผนภูมิเปรียบเทียบข้อมูลการนำเสนอข้อมูลในลักษณะต่างๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการสรุปข้อมูลในรูปแบบกราฟให้ง่ายขึ้น

8.1 การกำหนดรายละเอียดของเอกสารก่อนพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์

 การขอดูเอกสารก่อนพิมพ์ ทำได้ 2 วิธี ได้แก่

       วิธีที่ 1 ใช้สัญรูป
        1. คลิกสัญรูป   ( ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ) จะปรากฎกรอบโต้ตอบ คำสั่ง ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ซึ่งประกอบด้วยเมนูของสัญรูปการทำงาน และตัวอย่างรูปแบบของเอกสารก่อนพิมพ์ออกมาให้ดูทางจอภาพ
        2. ถ้าต้องการพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ ให้คลิกปุ่ม พิมพ์ ถ้าไม่ต้องการพิมพ์และต้องการออกจากเมนูของคำสั่ง ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ให้คลิกปุ่ม ปิด

         วิธีที่ 2 ใช้คำสั่ง
        1. คลิกคำสั่ง แฟ้ม
        2. คลิกคำสั่ง ตัวอย่างก่อนพิมพ์ 
        3. จะปรากฎกรอบโต้ตอบ คำสั่ง ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ซึ่งประกอบด้วยเมนูของสัญรูปการทำงานและตัวอย่างรูปแบบของเอกสาร ก่อนพิมพ์ออกมาให้ดูทางจอภาพ
        4. ถ้าต้องการพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ ให้คลิกปุ่ม พิมพ์
        5. ถ้าไม่ต้องการพิมพ์และต้องการออกจาเมนูของคำสั่ง ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ให้คลิกปุ่ม ปิด

8.2 การสร้างกราฟเปรียบเทียบการนำเสนอข้อมูล

       การสร้างแผนภูมิจะช่วยทำให้ข้อมูลมีความน่าสนใจมากขึ้น ผู้ชมจะสามารถสังเกตแนวโน้มความเปลี่ยนแปลงต่างๆ ได้ง่ายขึ้น

       การสร้างกราฟ (Chat) เป็นเครื่องมือสร้างกราฟอัตโนมัติ จะช่วยทำให้ได้กราฟในแบบที่ต้องการอย่างรวดเร็วและสามารถนำไปปรับแต่งภายหลังได้ตามต้องการ

• การสร้างแผนภูมิกราฟ (Chart)

Step ของการทำกราฟ มีดังนี้

1. Think : คิดวัตถุประสงค์ของการนำเสนอกราฟ
2. Prepare : เตรียมข้อมูล (เช่น สรุปข้อมูลจาก Data ดิบ)
3. Create : สร้างกราฟ
4. Customize : ปรับแต่งกราฟ
5. Summarize : สรุปผลของกราฟ

8.3 การออกแบบและตกแต่งกราฟเปรียบเทียบข้อมูล

ในโปรแกรม Excel มีเครื่องมือมากมายในการช่วยสร้างกราฟและการนำเสนมผลงาน การสร้างกราฟนั้นจะเป็นวิธีการที่สามารถแสดงข้อมูลตัวเลขออกมาให้เห็นภาพได้อย่างมีประสิทธิภาพมาก ซึ่งจะช่วยให้ผู้ดูกราฟสามารถเข้าใจได้อย่างง่ายดาย กราฟสามารถสร้างความประทับใจต่อคนอ่านข้อมูลได้มากกว่าการแสดงข้อมูลในรูปแบบตารางเพราะรูปภาพสามารถช่วยให้คนเห็นความแตกต่าง และรับรู้ถึงข้อมูลได้เร็วกว่าการใช้ตัวหนังสือหรือตัวเลขธรรมดาเป็นอย่างมาก สีและรูปภาพมีผลต่อผู้อ่านเยอะมาก ถ้าคุณใช้สีหรือรูปภาพไปเน้นในส่วนที่ไม่สำคัญในกราฟอาจจะทำให้ผู้อ่านข้อมูลเข้าใจผิดได้ โดยบทนี้เราจะแนะนำคุณในการใช้เครื่องมือในการสร้างกราฟ ซึ่งคุณสามารถทำการแปลงข้อมูลจำนวนมากของคุณให้กลายเป็นกราฟได้อย่างง่ายดาย ในบทนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีการสร้างกราฟแบบรวดเร็ว และคุณจะสามารถเพิ่มข้อมูลลงในกราฟและเปลี่ยนชนิดของกราฟได้อีกด้วย และคุณยังสามารถสร้างเส้นแนวโน้มในกราฟได้อีกด้วย โดยเส้นแนวโน้มจะเป็นการสรุปถึงทิศทางและขนาดของการเปลี่ยนแปลงในช่วงเวลาที่ผ่านมา ถ้าคุณต้องใช้ excel ในการคิดและวิเคราะห์ข้อมูลการทดลอง คุณอาจจำเป็นต้องอ่านข้อความในบทนี้เป็นอย่างยิ่งโดยเฉพาะในเรื่องเกี่ยวกับ error bar และเรายังจะพูดถึงกราฟในรูปแบบเฉพาะที่มีใน Excel อีกด้วย ตัวอย่างเช่น การใช้กราฟแท่งในการแสดงข้อมูลเกี่ยวกับความถี่